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Privacy Policy

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Statement of Information Practices

At Kinark Child and Family Services (Kinark), we are committed to meeting the highest standards with respect to the collection, use, disclosure, storage, retention, and destruction of the personal health information of clients.

We are committed to meeting or exceeding the privacy standards established by the Information and Privacy Commissioner of Ontario (IPC) and relevant legislation, including the Personal Health Information Protection Act (PHIPA).

Collection of Personal Health Information

Kinark collects your personal health information directly from you or the person acting on your behalf. This information may be collected in person or via approved electronic communication tools.

The personal health information that we collect may include, for example, your name, date of birth, address, health history, and records of the care and services you receive from us. Occasionally, Kinark collects personal health information about you from other sources if we have obtained your consent to do so or of the law permits.

The collection of personal health information is limited to that which is reasonable under the circumstances and will only be used for the purpose for which it was collected.

Use and Disclosure of Personal Health Information

We use and disclose your personal health information to:

  • support your treatment planning and service provision,
  • get payment for your treatment and care,
  • plan, administer and manage our internal operations,
  • conduct risk management activities,
  • conduct quality improvement activities (sending patient satisfaction surveys),
  • teach,
  • conduct research,
  • keep you informed about available programs and services,
  • comply with legal and regulatory requirements, and
  • fulfill other purposes permitted or required by law.

Requesting Client Records

If you are a former client of Kinark and wish to request your records, please complete, sign, and return the form below to records.info@kinark.on.ca.

Request to Access PHI Form

In accordance with the Personal Health Information Protection Act (PHIPA), clients aged 16 and older must request their own records. For any questions or concerns, please contact records.info@kinark.on.ca.

Safeguarding your Privacy

We take steps to protect your personal health information from theft, loss and unauthorized copying, modification, use, disclosure, and disposal.

We conduct audits and complete investigations to monitor and manage our privacy compliance.
We take steps to ensure that everyone who performs services for us protects your privacy and only uses your personal health information for the purposes you have consented to.

Your Choices

You have the right to access and correct your personal health information or withdraw your consent for some of the above uses and disclosures by contacting our privacy office (subject to legal exceptions).

For questions or complaints relating to privacy and personal health information, please contact:

Kinark Child and Family Services
Privacy Officer
7271 Warden Ave
Markham, ON L3R 5X5

Email: privacy@kinark.on.ca
Telephone: 905-474-9595
Toll Free: 1-800-230-8533
Fax: 905-474-1448

You have a right to complain to the Information Privacy Commissioner if you think your rights have been violated.

Information and Privacy Commissioner
2 Bloor Street East, Suite 1400
Toronto, ON M4W 1A8

Email: info@ipc.on.ca
Toronto Area: 416-326-3333
Toll Free: 1-800-387-0073
Fax: 416-325-9195

Website: www.ipc.ca

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Déclaration relative aux pratiques en matière de renseignements

Au Services d’aide aux enfants et aux familles de Kinark (Kinark), nous nous engageons à respecter les normes les plus strictes en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation, de stockage, de conservation et de destruction des renseignements personnels sur la santé des clients.

Nous nous engageons à respecter, voire à dépasser, les normes de confidentialité établies par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) et les lois pertinentes, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

Collecte de renseignements personnels sur la santé

Kinark recueille vos renseignements personnels sur la santé directement auprès de vous ou de la personne agissant en votre nom. Ces renseignements peuvent être collectés en personne ou par l’entremise d’outils de communication électronique approuvés.

Les renseignements personnels sur la santé que nous collectons peuvent inclure, par exemple, votre nom, votre date de naissance, votre adresse, vos antécédents médicaux et les dossiers des soins et services que vous recevez de notre part.

Il arrive que Kinark collecte des renseignements personnels sur votre santé à partir d’autres sources si nous avons obtenu votre consentement à cet effet ou si la loi le permet.

La collecte de renseignements personnels sur la santé est limitée à ce qui est raisonnable dans les circonstances et ne sera utilisée qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels sur la santé 

Nous utilisons et divulguons vos renseignements personnels sur la santé à fin de :

  • soutenir la planification de votre traitement et la prestation de services,
  • obtenir un paiement pour votre traitement et de vos soins,
  • planifier, administrer et gérer nos activités internes,
  • mener des activités de gestion des risques,
  • mener des activités d’amélioration de la qualité (envoi de sondages sur la satisfaction des patients),
  • enseigner,
  • mener des recherches,
  • vous tenir informé des programmes et services disponibles,
  • se conformer aux exigences légales et réglementaires, et
  • atteindre d’autres objectifs autorisés ou requises par la loi.

Protection de votre vie privée 

Nous prenons des mesures pour protéger vos renseignements personnels sur la santé contre le vol, la perte et la copie, la modification, l’utilisation, la divulgation et la destruction non autorisées.

Nous effectuons des audits et menons des enquêtes pour surveiller et gérer notre conformité en matière de confidentialité.

Nous prenons des mesures pour nous assurer que toutes les personnes qui fournissent des services pour notre compte protègent votre vie privée et n’utilisent vos renseignements personnels sur la santé qu’aux fins auxquelles vous avez consenti.

Vos choix 

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels sur la santé et de les corriger ou de retirer votre consentement pour certaines des utilisations et divulgations ci-dessus en contactant notre bureau de confidentialité (sous réserve d’exceptions légales).

Pour toute question ou réclamation relative à la confidentialité et aux renseignements personnels sur la santé, veuillez communiquer avec :

Les Services d’aide aux enfants et aux familles de Kinark
Responsable de la protection de la vie privée
7271, avenue Warden
Markham (Ontario) L3R 5X5

Courriel : privacy@kinark.on.ca
Téléphone : 905-474-9595
Numéro gratuit : 1-800-230-8533
Télécopieur : 905-474-1448

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée si vous estimez que vos droits ont été violés.

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8

Courriel : info@ipc.on.ca
Région de Toronto : 416-326-3333
Numéro gratuit : 1-800-387-0073
Télécopieur : 416-325-9195

Site Web : www.ipc.ca